Once-Only Principle - gradivni blok

Načelo „Samo jednom” je koncept s ciljem smanjenja administrativnog opterećenja i poboljšanja učinkovitosti javne uprave

U načelu „Samo jednom“ (engl. Once-Only Principle, OOP) se navodi da bi građani i poduzeća trebali biti obvezni pružati određene informacije državnim tijelima ili javnim institucijama samo jednom te da bi te informacije trebalo razmjenjivati i ponovno upotrebljavati među različitim državnim tijelima.

U hrvatskom zakonodavstvu postoji podloga u članku 10. stavka 2. ZODII-a da u provedbi pojedinačnih postupaka državna tijela i institucije pribavljaju podatke iz javnih registara po službenoj dužnosti, bez traženja istih podataka od stranaka, građana ili poslovnih subjekata u postupku. Također iz odredaba članka 12. Zakona o sustavu državne uprave („Narodne novine“ broj 66/19) proizlazi da se „pri obavljanju poslova državne uprave svi podaci i potvrde o činjenicama o kojima se u Republici Hrvatskoj vode propisani očevidnici i druge službene evidencije pribavljaju se po službenoj dužnosti.“, a člankom 47. stavka 2. Zakona o općem upravnom postupku („Narodne novine“ broj 47/09), propisano je da će „službena osoba pribaviti po službenoj dužnosti podatke o činjenicama o kojima službenu evidenciju vodi javnopravno tijelo kod kojeg se vodi postupak, odnosno drugo javnopravno tijelo ili sud.“

Gradivni blok „samo jednom” temelji se na ideji da pojedinci ili poduzeća ne bi trebali više puta dostavljati iste informacije više vladinih agencija ili odjela za različite administrativne postupke. Umjesto toga, dostavljene informacije trebale bi se sigurno pohraniti u središnji repozitorij ili platformu za razmjenu podataka, a ovlaštena državna tijela trebala bi imati pristup tim informacijama kada je to potrebno.

Primjenom načela „samo jednom” mogu se ukloniti suvišni administrativni postupci, čime se smanjuje potreba da pojedinci i poduzeća više puta prikupljaju i pružaju iste informacije. To ne samo da štedi vrijeme i trud, već i minimizira rizik od pogrešaka ili nedosljednosti do kojih može doći kada se informacije ručno ponovno unose.

Načelo promiče interoperabilnost i razmjenu podataka između različitih vladinih sustava i institucija, često oslanjajući se na standardizirane formate podataka, sigurne mehanizme razmjene podataka i odgovarajuće pravne okvire za zaštitu privatnosti i sigurnosti podataka.

Načelo „samo jednom” usko je povezano s konceptom digitalizacije i inicijativa e-uprave jer se oslanja na učinkovitu upotrebu digitalnih tehnologija i informacijskih sustava kako bi se omogućila sigurna razmjena i ponovna uporaba informacija među državnim tijelima.

Provedba načela „samo jednom” može dovesti do poboljšanja usluga usmjerenih na građane, pojednostavnjenih administrativnih postupaka i veće učinkovitosti javne uprave.

Načelo „samo jednom” koncept je e-uprave čiji je cilj osigurati da građani, institucije i poduzeća moraju nadležnim tijelima i upravama dostaviti određene standardne informacije samo jednom. Uključivanjem propisa o zaštiti podataka i izričitim pristankom korisnika, javnoj upravi dopuštena je ponovna uporaba i međusobna razmjena podataka. Načelo „samo jednom” dio je planova Europske unije (EU) za daljnji razvoj jedinstvenog digitalnog tržišta smanjenjem administrativnog opterećenja za građane i poduzeća.

Primjenom načela „samo jednom” na javne uprave u svim državama članicama EU-a nastoji se smanjiti administrativno opterećenje. Taj su cilj podržali ministri EU-a u Ministarskoj deklaraciji o e-upravi iz 2009. Primjena samo jednom na razini EU-a također je jedan od stupova strategije za jedinstveno digitalno tržište i jedno od temeljnih načela Akcijskog plana EU-a za e-upravu 2016. – 2020.

Načelo „samo jednom” različito je definirano u pojedinim državama članicama EU-a. U nekim zemljama riječ je o pohrani podataka, što znači pohranjivanje prikupljenih podataka u jednoj bazi podataka. U drugim se zemljama ovo načelo samo jednom odnosi na prikupljanje podataka i navodi da se podaci mogu prenositi samo jednom javnim upravama, ali da je moguće više repozitorija podataka. Druge zemlje kombiniraju oba pristupa i zahtijevaju da se podaci prikupljaju samo jednom i pohranjuju u jednoj bazi podataka.

Prednosti OOP-a

Načelo „samo jednom” može pomoći u smanjenju administrativnog opterećenja u državama članicama EU-a jer je razmjena već prikupljenih informacija jeftinija i manje opterećujuća od njihova ponovnog prikupljanja i pohrane.

Optimizacija procesa i potencijalno veća administrativna učinkovitost su glavne prednosti za javnu upravu. To uključuje manje poziva prema centrima za korisničku podršku, manje primjene papira, bržu obradu administrativnih procesa, uštedu vremena zbog smanjenih zahtjeva za prikupljanje podataka i manje pogrešaka u podacima zbog ponovne uporabe podataka. Time bi se mogli uštedjeti troškovi javne uprave i poboljšati kvaliteta elektroničkih i drugih javnih usluga.

Prekogranična provedba načela također bi mogla pomoći u osiguravanju jednakog postupanja prema domaćim i stranim osobama i poduzećima pri korištenju javnih usluga, za koje su obvezni pružati informacije tijelima javne vlasti. Boljim stvaranjem javne vrijednosti moglo bi se, na općoj razini, poboljšati legitimnost, transparentnost i odgovornost javne uprave.