Kako ispravno definirati Pravnu osnovu i svrhu korištenja podataka u Zahtjevu za pristup podacima putem GSB-a?

Jedan od najčešćih razloga zašto se Zahtjevi za pristup podacima putem GSB-a vraćaju na doradu su nepotpuno definirana polja Pravne osnove i Svrhe korištenja podataka.

Oba polja su vrlo važna jer Voditelju registra (vlasniku podataka) daju pravno i logičko opravdanje zašto bi neka institucija trebala dobiti pristup podacima.

U nastavku je vodič kako ta polja ispravno popuniti uz primjere iz prakse, s posebnim osvrtom na lokalnu i područnu samoupravu.

1. Pravna osnova: "Zašto imam pravo na ove podatke?"

Pravna osnova nije samo naziv zakona. Ona mora biti precizna "adresa" u zakonodavstvu koja instituciji daje ovlast za obradu tih specifičnih podataka.

Što sve mora sadržavati?

1. Točan naziv zakona ili propisa.
2. Broj Narodnih novina (NN) u kojima je propis objavljen (uključujući sve izmjene i dopune).
3. Specifičan članak i stavak koji propisuje nadležnost ili obvezu prikupljanja podataka.

Savjet za JLPRS: Ako se ovlast temelji na lokalnoj odluci (npr. Odluka o gradskim porezima), obavezno navedite i Zakon koji je dao ovlast za donošenje te odluke (npr. Zakon o lokalnim porezima).

2. Svrha: "U kojem procesu koristim te podatke?"

Svrha mora biti jasan i sažet opis poslovnog procesa ili upravnog postupka u kojem će se ti podaci koristiti.

Što čini dobru svrhu?

• Jasno objašnjenje što će se s podacima raditi (provjera statusa, obračun naknade, izdavanje rješenja).
• Konkretno definirano na koga se podaci odnose (npr. obveznici komunalne naknade, podnositelji zahtjeva za stipendiju).

3. Poseban fokus: Jedinice lokalne i područne samouprave (JLPRS)

JLP(R)S-ovi često navode samo Zakon o lokalnoj i područnoj (regionalnoj) samoupravi. Taj zakon je preopćenit.

Nužno je navesti zakon koji uređuje specifično područje za koje se traže podaci.

Primjeri za JLP(R)S:

4. Što ako se osnova temelji na Statutu?

Kada se radi o specifičnim aktima koje donosi predstavničko tijelo (npr. Statut ili gradske odluke), u zahtjevu se navodi:

1. Zakon koji je dao ovlaštenje za donošenje akta.
2. Službeni glasnik u kojem je lokalna odluka objavljena (ako nema NN broj).
3. Točna odredba akta koja opisuje postupak.

5. Kratka kontrolna lista prije slanja (Checklist):

• [  ] Je li naveden puni naziv zakona i NN broj?
• [  ] Je li naveden članak koji se odnosi baš na taj postupak?
• [  ] Opisuje li svrha konkretan proces (npr. "Obračun poreza na potrošnju") umjesto općeg "Trebamo za rad"?
• [  ] Je li navedena generička e-mail adresa institucije?

Važna napomena: Precizna pravna osnova i svrha znače manje dopisivanja  i kasnijih popravaka, što rezultira bržim odobrenjem i ranijim pristupom podacima!